APPROFONDIMENTO SUI SISTEMI DI GESTIONE

Di seguito un approfondimento su:

• Sistema di Gestione per la Qualità (UNI EN ISO 9001);
• Sistema di Gestione per l'Ambiente (UNI EN ISO 14001);
• Regolamento EMAS;
• Sistema di Gestione per la Sicurezza (OHSAS 18001);
• Sistema di Gestione per l'Energia (UNI CEI EN 16001);
• Sistema integrato QHSE.

Sistema di Gestione per la Qualità (UNI EN ISO 9001)

Nell'attuale fase storica, caratterizzata da una sempre più marcata internazionalizzazione, la qualità è divenuta decisiva per la competitività delle imprese e dei sistemi economici.
La qualità non può riguardare solo lo stretto momento produttivo, ma deve coinvolgere tutto il processo precedente e successivo; in tal modo la qualità del prodotto finale risulterà essere la somma delle qualità realizzate nelle varie fasi che precedono, realizzano e seguono la produzione.
La qualità è ormai diventata un fattore strategico per la competitività delle aziende, del sistema economico e della società.

A dicembre del 2000 sono state aggiornate le norme della serie ISO 9000. È stato definito un processo di adeguamento per le aziende con un termine ultimo a dicembre 2003.
Le norme ISO 9002 e 9003 sono state eliminate in quanto incluse nella ISO 9001.
Le principali innovazioni della norma sono state:

•     approccio per processi;
•     focalizzazione sulla soddisfazione dei clienti;
•     orientamento al miglioramento continuo delle prestazioni;
•     enfasi sui risultati;
•     gestione delle risorse umane;
•     misura delle prestazioni;
•     adattabilità a tutte le organizzazioni;
•     coerenza con i modelli di eccellenza;
•     affinità con la norma UNI EN SO 14001 (per l'ambiente).

Il motivo di questo aggiornamento risiede proprio nel fatto che quello delle ISO 9000 era un modello nato per le aziende manifatturiere, di difficile adattabilità alle aziende di servizi, dove il cliente è presente solo come interlocutore contrattuale.

I vantaggi della certificazione
L'azienda che decide di dotarsi di un Sistema Qualità formalizzato non ottiene solo vantaggi nel settore marketing, ma anche:

•     miglioramento dell'immagine aziendale;
•     riduzione della difettosità;
•     miglioramento dei rapporti con la clientela;
•     miglioramento delle relazioni all'interno dell'azienda;
•     acquisizione di nuovi clienti;
•     aumento della produttività.

Un Sistema Qualità consente dunque di ottenere i seguenti vantaggi all'azienda certificata:

Benefici nel marketing e nei rapporti con il cliente

•     assistenza nello sviluppo di nuovi prodotti;
•     accesso più facile in alcuni mercati, anche esteri;
•     comunicazione al cliente del proprio impegno nella ricerca della Qualità;
•     migliore credibilità per l'azienda.

Benefici interni

•     garanzia che prodotti e servizi esistenti o sviluppati possono soddisfare il cliente;
•     facilità nel pianificare la Qualità in azienda;
•     impiego di un approccio globale alla Qualità;
•     assistenza nello stabilire standard interni, modalità operative e procedure;
•     presenza di un organigramma definito, con assegnazione di mansioni;
•     facilità nel controllo delle operazioni;
•     assistenza agli operatori nel capire e migliorare le proprie mansioni;
•     incoraggiamento a tutto il personale nell'autovalutazione e nel mantenimento della costanza delle prestazioni;
•     presenza di razionali processi di controllo a livello gestionale ed operativo;
•     operazioni di lavoro svolte in modo più efficace ed efficiente;
•     migliore consapevolezza nella necessità di addestramento del personale.

Benefici nei confronti dei fornitori

•     impiego di una terminologia e concetti comuni nella Qualità;
•     assicurazione di un livello minimo di Qualità nei beni acquistati;
•     sviluppo di una migliore integrazione con il fornitore;
•     riduzione del numero di fornitori e impiego di metodi razionali per la loro valutazione (Vendor Rating);
•     facilità nello sviluppo del just-in-time;
•     assistenza nella ricerca di nuovi fornitori.

I costi della mancata qualità
La produzione di beni a scarsa Qualità può provocare i seguenti problemi:

•     produzione di scarti;
•     rilavorazioni;
•     riparazioni o sostituzioni;
•     ricontrolli del materiale rilavorato;
•     declassamenti e vendita del declassato a prezzo non pieno;
•     mancata produzione per errori;
•     costi di magazzinaggio;
•     resi e rivalse dei clienti per prodotti non soddisfacenti;
•     interventi presso i clienti;
•     disaffezione da parte dei mercati.

I problemi sopra elencati portano all'incremento dei costi aggiuntivi definiti "costi della non Qualità".
L'introduzione di un Sistema Qualità in azienda costituisce un investimento che può consentire la riduzione dei "costi della non Qualità".




Il sistema di gestione per l’ambiente (UNI EN ISO 14001)

Certificare non solo la qualità dei prodotti, ma anche della gestione ambientale: un obiettivo ormai vicino per tutte le imprese italiane. Con l'introduzione delle norme ISO 14000 ogni azienda dispone di riferimenti chiari per affrontare nel modo corretto l'impatto delle proprie attività sul mondo circostante e per ottenere un riconoscimento internazionale della qualità produttiva a livello di efficienza e compatibilità ambientale. mtm consulting s.r.l. può essere partner di ogni azienda che voglia muoversi in tal senso, per affrontare insieme temi come l'autovalutazione, l'accreditamento e la certificazione.

I vantaggi dell'applicazione di un Sistema di Gestione Ambientale ISO 14001
I benefici che un'azienda può conseguire con l'applicazione di un Sistema di Gestione Ambientale conforme alle norme ISO 14001 possono essere molteplici:

• assicurazione sulla conformità alla vigente legislazione ambientale;
• miglioramento dell'immagine aziendale nelle transazioni commerciali, dove le condizioni ambientali sono un fattore fondamentale;
• costi ridotti per audit ambientali condotti da parte di clienti;
• miglioramento dell'immagine aziendale complessiva, in un mercato in cui il consumatore finale è sensibile alle tematiche ambientali;
• ritorni per il miglioramento dell'efficienza nell'impegno delle risorse;
• miglioramento della reattività al mutare della legislazione o delle condizioni ambientali;
• possibilità di cogliere nuove opportunità nel futuro;
• incremento del valore dell'azienda.

Dall'analisi dei processi produttivi e dalla relativa messa a punto od adeguamento si può arrivare ad ottenere anche ritorni economici. Inoltre, la messa a punto di un Sistema di Gestione Ambientale, permettendo un pronto ed attento adeguamento alla legislazione ambientale, consente di ridurre il verificarsi di situazioni di non conformità a disposti legislativi e migliorare i rapporti con gli uffici pubblici preposti al controllo nell'applicazione della legislazione ambientale.

I passi per la certificazione
Le principali fasi e relative sottofasi principali identificabili sono le seguenti:

1. Analisi iniziale;
2. Definizione della POLITICA;
3. Pianificazione;
4. Attuazione e funzionamento;
5. Controlli e azioni correttive;
6. Riesame della Direzione.

Il Regolamento EMAS
Il Regolamento EMAS rappresenta una norma volontaria applicabile, a livello europeo, a tutte le organizzazioni.
Nella definizione degli elementi del SGA il Regolamento EMAS fa riferimento alla UNI EN ISO 14001 che, quindi, ne è parte integrante. E ciò mette in evidenza l'esistenza di sinergie tra i due schemi. Sinergie che possono essere sfruttate nel passaggio da un sistema UNI EN ISO 14001 ad EMAS. Il passaggio allo schema EMAS si rende necessario qualora le organizzazioni vogliano manifestare e comunicare la propria eccellenza in termini di performace ambientali.
Anche per il Regolamento EMAS, come per le UNI EN ISO 14001, è necessario il rispetto della legislazione ambientale. Ciò che aggiunge il sistema EMAS è:

• un rapporto nuovo e di fiducia con le istituzioni e con il pubblico;
• una partecipazione attiva dei dipendenti.

L'organizzazione che intende aderire al Regolamento EMAS è tenuta a svolgere i seguenti compiti:

• redigere l'analisi ambientale iniziale;
• definire e divulgare la Politica Ambientale;
• definire il programma ambientale, ponendo degli obiettivi coerenti con la Politica Ambientale;
• attuare il sistema di gestione ambientale;
• effettuare audit periodici di verifica del sistema;
• redigere la Dichiarazione Ambientale.

I vantaggi dell’EMAS
Dall'applicazione del Regolamento EMAS una azienda può trarre vantaggi, alcuni dei quali sono raggiungibili anche attraverso l'implementazione di un sistema secondo le norme UNI EN ISO 14001. I principali vantaggi che si possono trarre sono:

• miglioramento dell'efficienza interna;
• maggiore coinvolgimento dei dipendenti;
• riduzione dell'utilizzo di risorse;
• migliori rapporti con gli enti esterni preposti al controllo;
• riduzione del rischio di incidenti;
• migliore controllo del rispetto della normativa cogente;
• migliori rapporti con le parti interessate (compresi i cittadini);
• accesso a facilitazioni burocratiche;
• maggiore trasparenza verso l'esterno (la Dichiarazione Ambientale viene sottoposta a verifica e, quindi, registrata in un elenco pubblico).

Che cosa aggiunge il Regolamento EMAS II n. 761/2001 rispetto al precedente Regolamento (CE) n. 1836/93
Le principali differenze possono essere riassunte nei seguenti punti:

• estensione del campo di applicazione (non più solo per le realtà produttive industriali);
• necessità di considerare anche gli aspetti ambientali indiretti (è necessario considerare anche l'impatto ambientale del prodotto lungo tutto il suo ciclo di vita, dalla "Culla" alla "Tomba");
• possibilità di prendere in considerazione interi distretti industriali.

Di fatto il Regolamento EMAS è e deve essere visto dalle aziende, e non solo quelle industriali, ma anche dei servizi, come uno strumento per la creazione di Valore e come una delle metodologie la cui applicazione consente di raggiungere uno Sviluppo Sostenibile.

Che cosa aggiunge il Regolamento EMAS III n. 1221/2009 rispetto al precedente Regolamento n. 761/2001

Il Regolamento (CE) 1221/09 introduce gli indicatori chiave che riguardano:

• efficienza energetica;
• efficienza dei materiali;
• acqua;
• rifiuti;
• biodiversità;
• emissioni.

Nella Dichiarazione Ambientale, per ogni indicatore chiave, deve essere indicato il valore assoluto ed il valore rapportato a un parametro che, in funzione dell'attività, delle dimensioni, e degli impatti ambientali dell'organizzazione può essere:

• il valore aggiunto totale annuo lordo;
• la produzione fisica totale annua;
• la dimensione dell’organizzazione espressa in numero di addetti.



Se un’organizzazione ritiene che uno o più degli indicatori chiave non siano correlati ai propri aspetti ambientali diretti significativi, può non riportarlo, ma deve indicare i motivi che hanno portato a questa esclusione.




Il sistema di gestione per la sicurezza (OHSAS 18001)

mtm consulting s.r.l. ha sviluppato competenze specifiche nel campo della sicurezza in particolare nella effettuazione della valutazione dei rischi relativamente alla quale ha progettato un proprio modello di valutazione dei rischi denominato TWINSTER e nel campo della realizzazione di Sistemi di Gestione della Sicurezza conformemente ai requisiti della norma OHSAS 18001.

BSI OHSAS 18001
Nel 1999 un gruppo di lavoro formato da enti di normazione e organismi di certificazione di vari paesi, sotto l'egida di British Standard Institution, ha elaborato uno standard di riferimento per la certificazione dei sistemi di gestione della sicurezza e salute dei lavoratori; questa norma è stata identificata come:

OHSAS 18001: Occupational health and safety management system - Specification

Contemporaneamente è stata emanata anche la OHSAS 18002 - Guidelines for the implementation of OHSAS 18001, al fine di agevolare l'interpretazione e l'applicazione.
Lo standard in oggetto è figlio della BS 8800:1996 e di altri schemi di certificazione precedentemente utilizzati dagli organismi che hanno preso parte alla sua stesura, ma ciò che risulta immediatamente evidente è la grande similitudine, praticamente una specularità, con la norma UNI EN ISO 14001 - Sistemi di gestione ambientale - Requisiti e guida per l'uso.
Infati anche la 18001, al pari della 14001, utilizza come filosofia di applicazione il ciclo di miglioramento basato sullo schema PDCA proposto da Deming per il miglioramento della qualità.

I passi che vengono, di seguito, descritti rappresentano il processo logico che deve essere seguito per raggiungere l’obiettivo della certificazione di un Sistema di Gestioneper la  Sicurezza secondo la norma OHSAS 18001:1999. Tale processo è costruito considerando i legami tra il Decreto Legislativo 81/2008, letto secondo l’approccio richiesto dalla norma UNI EN ISO 14001. Tutte le fasi elencate potrebbero essere scomposte in sottofasi e queste, a loro volta, potrebbero essere scomposte in ulteriori sottolivelli, ma ciò renderebbe difficile la lettura e si perderebbe lo scopo che si propone questo documento.

Le principali fasi e relative sottofasi principali identificabili sono le seguenti:

1. Analisi iniziale: l’Alta Direzione deve fornire la situazione di partenza dell’organizzazione. Rappresenta un punto fondamentale che deve fornire le informazioni necessarie per poter valutare il sistema esistente e poter, quindi, definire una base di partenza, a partire dalla quale, misurare i progressi.

2. Definizione della POLITICA: l’Alta direzione deve definire, documentare, approvare, riesaminare, diffondere una politica per la Sicurezza.

3. Pianificazione

• Generale: definizione degli indicatori di performance
• Valutazione del rischio
• Verifica degli adempimenti amministrativi
• Verifica delle prescrizioni legali
• Pianificazione
• Obiettivi, piani, traguardi

4. Attuazione e funzionamento

• Definizione della struttura organizzativa e delle responsabilità
• Definizione delle responsabilità individuali
• Definizione e programmazione dei piani di formazione e sensibilizzazione con lo scopo di generare competenze
• Gestione della comunicazione interna ed esterna
• Definizione della documentazione necessaria
• Definizione delle regole per il controllo della documentazione
• Pianificazione del controllo operativo delle diverse attività
• Definizione delle procedure necessarie per la gestione e la risposta in caso di emergenze

5. Controlli e azioni correttive

• Misurazione dei risultati (obiettivi e indicatori)
• Gestione delle non conformità e conseguenti azioni correttive
• Gestione delle registrazioni riguardanti la sicurezza
• Definizione dei controlli e delle verifiche da effettuare sul Sistema al fine di valutarne il buon funzionamento e la coerenza con la Politica aziendale

6. Riesame della Direzione: l’Alta Direzione deve garantire ed effettuare periodicamente il riesame del Sistema al fine di mantenere un miglioramento continuo e di monitorare l’efficienza e l’efficacia del sistema.

Le fasi sopra descritte sono in sequenza sia logica sia temporale. Quindi ogni singola fase riceve dati e informazioni di input dalla precedente e fornisce dati di output, che rappresentano l’input per quella successiva. Le sottofasi, che costituiscono ogni fase, rappresentano, in un certo qual modo il processo che, una volta ricevuti gli input, li elabora per generare gli output. Come ogni processo anche questo deve essere controllato e l’attività di controllo deve essere completata da un anello di retroazione (feedback) che garantisce il buon funzionamento del processo. Per le fasi 2 e 3 il controllo viene effettuato attraverso gli audit, per le fasi 4 e 5 il controllo viene effettuato tramite delle vere e proprie attività di controllo mentre per la fase 6 il controllo si basa sul rispetto dei fattori interni all’azienda.




Sistemi di Gestione per l'Energia (UNI CEI EN 16001)

La norma, nata dal coordinamento di diversi standard nazionali esistenti sul tema della gestione dell’energia, è stata emanata in Inghilterra dal British Standards Institution (BSI) nel luglio del 2009 ed è stata recepita in Italia come UNI CEI EN 16001. Il Sistema di Gestione per l'Energia (SGE), proposto dalla norma UNI CEI EN 16001:2009, consente alle organizzazioni di sviluppare e implementare politiche che prendano in considerazione la problematica relativa al consumo energetico. La norma sollecita lo sviluppo di una politica energetica che consideri, tramite la comparazione e l’analisi dei consumi, informazioni utili per mettere in pratica piani di monitoraggio dell’efficienza energetica.

EN 16001 è uno standard europeo che si basa sulla metodologia Plan-Do-Check-Act.

Il sistema di gestione secondo il formato Plan-Do-Check-Act assicura che la norma possa essere utilizzato da tutte le organizzazioni di qualsiasi dimensione e tipologia. La norma è applicabile ad ogni organizzazione che desideri dichiarare la conformità della propria politica energetica ad altri mediante autovalutazione o mediante certificazione di parte terza del proprio sistema di gestione dell’energia. I requisiti dello standard possono essere allineati con quelli di altre norme ampiamente utilizzate per altri sistemi di gestione, come UNI EN ISO 9001 e UNI EN ISO 14001 in quanto l’approccio sistemico è uniforme e coerente. In particolare nasce e si sviluppo come “costola” della UNI EN ISO 14001 in quanto il consumo di risorse era già previsto come forma di indicatore da tenere sotto controllo per la valutazione delle performance ambientali. Entra naturalmente nel novero delle norme sistemiche connesse al Regolamento EMAS III (Regolamento (CE) n. 1221/2009) che contiene esplicita ed obbligatoria menzione al risparmio energetico.

Perché attuare un Sistema di Gestione per l'Energia (UNI EN ISO 16001)

Le motivazioni per cui attuare un Sistema di Gestione per l'Energia possono essere riasunte nei punti seguenti:

• Maggiore conoscenza del proprio sistema organizzativo e produttivo;
• Chiara attribuzione di responsabilità e competenze;
• Partecipazione di tutti i dipendenti al raggiungimento degli obiettivi;
• Controllo e riduzione dei costi e degli sprechi energetici;
• Controllo e riduzione dell’impatto ambientale collegato al proprio sistema energetico;
• Maggiore facilità ad uniformarsi a vincoli legislativi e/o regolamentari;
• Maggiore disponibilità ad impegni volontari e/o accordi sociali;
• Miglioramento dell’immagine aziendale e/o esigenze di Marketing.
  

I vantaggi ottenibilii dalla certificazione

• Ha un approccio sistematico al miglioramento continuo dell’efficienza energetica delle organizzazioni di ogni tipo o dimensione;
• Permette una riduzione dei costi energetici attraverso un processo di identificazione e gestione del consumo di energia. La conoscenza e la pianificazione dei propri consumi, consente, inoltre, di ottenere vantaggi contrattuali nei confronti dei fornitori di energia garantendo così anche un approvvigionamento energetico sicuro;
• Basata sul Modello Plan-Do-Check-Act, facilita l’allineamento e l’integrazione con altri sistemi di gestione;
• Prende in considerazione ed agevola il rispetto degli obblighi legali e contrattuali;
• Ha un impatto sulla catena di fornitura: nell’acquisto di strumenti/impianti con impatto elevato sul consumo di energia, l’organizzazione dovrebbe informare i fornitori che l’acquisto viene valutato anche sulla base di parametri di efficienza energetica;
• Permette certificazione di parte terza (da parte di un Organismo di Certificazione);
• Consente la riduzione delle emissioni di gas ad effetto serra e di carbonio, ottimizzando la performance ambientale nel rispetto dei limiti di legge attuali e futuri, contribuendo inoltre al miglioramento dell’immagine aziendale e del rapporto con gli stakeholder.

Il sistema integrato QHSE

Sempre più le aziende si rendono conto che l'acquirente non è l'unico interlocutore, ma che si devono confrontare con tutto il mondo esterno fatto di fornitori, leggi, acquirenti, mercati, istituzioni, ambiente, lavoratori,...
Ecco che l'azienda deve affrontare e tenere conto di tutti i vincoli gestionali. Non più solo quelli relativi alla soddisfazione del cliente, ma anche a quelli relativi al rispetto dell'ambiente e quindi alla soddisfazione della collettività. E ancora a quelli relativi al rispetto della salute e della sicurezza sui posti di lavoro e quindi alla soddisfazione dei dipendenti.
Le norme UNI EN ISO 9001, UNI EN ISO 14001 e OHSAS 18001 si occupano della gestione di questi temi aziendali.
In particolare la UNI EN ISO 14001 e la OHSAS 18001 prendono le mosse dalle leggi cogenti in materia di ambiente e sicurezza per sviluppare dei temi di gestione. Attuati correttamente conferiscono grandi vantaggi all'azienda.
È utile che ci sia un progetto aziendale integrato in modo da realizzare contemporaneamente il miglioramento delle performance aziendali, il miglioramento degli impatti ambientali della propria attività e il miglioramento della gestione della salute e dei rischi nei luoghi di lavoro.
I tre sistemi, sopra richiamati hanno delle analogie strutturali che ne consentono l'integrazione. La norma OHSAS 18001 e la norma UNI EN ISO 14001 sono addirittura sovrapponibili e hanno la medesima struttura.
L'integrazione la si può ottenere a più livelli:

• a livello strategico quando si tratta di stabilire politiche e obiettivi;
• a livello gestionale quando vengono definite le metodologie e i documenti;
• a livello operativo quando vengono determinate le istruzioni e i controlli.

Le procedure dei tre sistemi possono essere comuni su molti aspetti e l'integrazione può diventare ancora più forte attuandoli attraverso un sistema informativo facilitando così la fruizione della documentazione e delle informazioni.
Per una buona riuscita dei sistemi di gestione rimane fondamentale e alla base di tutto l'approccio dell'organizzazione. L'azienda può adeguarsi alla normativa in modo formale e burocratico, con l'unico scopo di ottenere la certificazione. Oppure cogliere queste opportunità, messe a disposizione dalle norme, come una scelta strategica che permetta il miglioramento delle prestazioni e il rafforzamento delle proprie posizioni sul mercato.